注册公司是创业者的第一步，也是最重要的一步。通过注册公司，你可以获得法律保护，让你的企业更加正式和专业。下面，跟着主页一起了解下购入软件如何做账的信息，希望可以帮你解决你现在所苦恼的问题。

深夜11点，财务部灯火通明。新来的会计小张盯着屏幕上的PDF发票，把20行商品信息逐个敲进系统。隔壁王姐叹气：“又是40张票…这月第5次加班了。”

您或许不知道 —— 90%的加班都源于这种低效操作！ 而解决方案，就藏在数电票的XML文件里。接下来小穗为您解释下什么是XML/PDF/OFD；怎么获取原发票文件和入账方法。

数电票的三种文件

1、XML文件（核心引擎）

·本质：发票的结构化数据包

·特点：机器可读的代码文件（打开像天书）

·作用：系统自动入账的“石油”

2、OFD文件（官方正装）

·本质：财政部认证的版式文件

·特点：带电子签名/公章，法律效力原件

3、PDF文件（便捷便装）

·本质：通用阅读格式

·特点：人眼友好但无法直接入账

结论：

XML是用于系统自动化的“原油”

OFD/PDF是给人看的“成品油”

※：不是所有的电子发票都有xml格式的发票原件，目前最常见的电子发票主要分为增值税电子发票和数电发票两类，其中只有数电发票才有XML格式的原件，增值税电子发票只有OFD或者PDF格式的原件。

如何查看“原版发票”

税务局认可的、具有法律效力的数电票可视化文件是 OFD格式 或 PDF格式（部分地区或场景也支持PDF）。您需要通过以下方式获取：

1、在接收/开票时下载：

开票方： 在成功开具数电票后，开票平台通常会提供下载版式文件的选项。

受票方： 在通过电子发票服务平台（如税务数字账户）接收数电票时，系统会提供下载OFD版式文件的链接或按钮。

2、通过电子税务局查询下载：

登录您所在省份的电子税务局。进入“税务数字账户”或“发票管理”等相关模块。找到“发票查询”功能，输入查询条件（如发票号码、代码、开票日期等）。找到目标发票后，会有“预览”、“下载”或“版式文件下载”的选项，通常可以选择下载 OFD 或 PDF 格式。

3、通过发票查验平台下载：

访问国家税务总局全国增值税发票查验平台。输入发票信息进行查验。查验通过后，通常会提供该发票的 OFD版式文件下载链接。

XML如何入账

由于xml格式是由一串源代码组成，导致很多会计吐槽，xml格式打开就是一串乱码，根本没办法直观看到发票信息，给他们工作造成了不小的困难。以下是入账方法。

XML文件的核心价值在于自动化入账。入账方式取决于你使用的财务软件或ERP系统：

方法一：基于OFD/PDF文件入账（传统方式=手工地狱）：

如果无法利用XML自动化，最普遍的做法还是：下载并保存OFD或PDF版式文件作为原始凭证附件。在财务软件中，手工录入发票信息（或通过OCR识别软件辅助识别后录入），生成记账凭证。将下载的OFD/PDF文件关联或上传到该凭证下。缺点： 效率较低，容易出错，工作量大。

方法二：手动导入XML文件：

部分财务软件支持用户手动上传XML文件。软件解析XML后，可能自动填充凭证的部分信息（如发票基本信息、明细行），但仍需要人工检查、补充科目、辅助核算等信息，然后生成凭证。优点： 比纯手工录入效率高一些。缺点： 仍需人工干预，且需要软件支持此功能。

方法三：系统自动对接（最优方式）：

如果您的财务系统（如金蝶、用友等主流ERP）已经与电子发票服务平台（如税局的税务数字账户或第三方服务平台）实现了对接，这是最理想的情况。系统可以自动从平台获取或接收推送的发票XML数据（或结构化数据）。系统自动解析XML文件，提取发票关键信息（购买方、销售方、商品明细、金额、税额等）。系统根据预设规则，自动生成会计凭证（记账凭证），并关联到相应的业务单据（如采购订单、销售订单）。优点：高效、准确、省时省力，减少人工录入错误。这是未来企业财税数字化的主要方向。

当同行还在手工录入时，聪明的企业已用XML建立财税数据中台。

XML不是技术，而是财务人的“第二大脑”—— 把重复劳动交给机器，

让人回归真正的价值创造。

✍️ 行动建议：

今天就去检查您的财务系统：

[1] 是否支持XML自动对接

[2] 有无启用OFD验签功能

本文来源：本文收集整理于网络

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编辑：sometime

编制：2025年7月8日

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