注册公司是创业者必须面对的任务之一。这个过程可能会有些复杂，但是只有完成这个过程，你的企业才能够合法地运营。主页带大家认识酒店行业财务做账，如果你们也遇到这种问题，相信看完本文，你们就懂得怎么解决了。

每月面对员工堆成山的差旅费发票，财务人是不是都要深呼吸三次？“这张出租车票没有行程单能报吗？”“预借的5000元冲抵后差额怎么算？”“为啥明明是差旅费，进项税却不让抵扣？”这些问题简直是家常便饭。

更头疼的是，一旦科目记错、抵扣出错，不仅要返工改账，还可能被税务稽查盯上——去年就有企业因为把员工探亲机票记成差旅费，被要求补缴税款 滞纳金，白白损失好几万！

别慌！今天就用大白话 真实案例，把差旅费从借款、报销到税务处理的全流程拆透，不管是新手还是老会计，看完都能轻松上手，再也不用为做账熬夜！

一、先划重点：这些钱才算“正经差旅费”

不是员工外出花的每一分钱都能往“差旅费”里塞！得是“因公外出”的合理开销，具体包括：

- 交通费：飞机票、火车票、长途汽车票、出租车费、网约车费（注意：员工探亲、旅游的机票不算，得记“福利费”）；

- 住宿费：出差住酒店的费用（必须和公务相关，比如去外地开会住的酒店，度假酒店可不行）；

- 伙食费用：公司按标准发的差旅津贴（比如每天50元伙食补助），或实际花的公务餐费（别和员工聚餐的“福利费”搞混）；

- 杂七杂八费：市内交通费、打印费、复印费、行李托运费，甚至因公出国的签证费、外币兑换手续费；

提示：员工周末出去玩开的差旅费发票，哪怕抬头是公司，也得计入“福利费”，还不能抵扣增值税！

二、核心流程：差旅费做账“三步走”

（一）第一步：员工预借差旅费（备用金）

员工要出差借钱，可别随便打钱！得走正规流程：

- 借款时分录：

借：其他应收款——XX员工（写清员工名字，方便后续对账）

贷：银行存款（建议公户转账，别用现金，留好转账记录）

- 小技巧：建个“备用金台账”，记录谁借了多少钱、啥时候借的、去干啥出差，比如“销售部李某，2024年10月20日借5000元，去上海参加展会”，后续冲抵时一目了然，避免有人借了钱忘了报。

（二）第二步：员工报销差旅费（分两种场景）

报销时最容易乱，别慌，按场景来！

场景1：无借款直接报销（员工先垫付）

比如行政部王某自己垫钱去北京开会，花了1605元：住宿费1060元（取得增值税专票，税额60元）、高铁票545元（有身份信息，可抵扣45元），回来直接报销。

- 分录：

借：管理费用——差旅费 1500（1000 500）

应交税费——应交增值税（进项税额）105（60 45）

贷：银行存款 1605

- 为啥这么做：住宿费专票能抵扣6%进项税，高铁票能按9%计算抵扣，这105元可是帮公司省的真金白银！

场景2：有借款冲抵（员工先借钱再报销）

这种情况要“多退少补”，比如销售部李某预借5000元，实际花了4800元（含住宿费2120元，专票税额120元；交通费2680元，无进项税），还回200元现金。

- 分录：

借：销售费用——差旅费 4680（2000 2680）

应交税费——应交增值税（进项税额）120

库存现金 200（员工还回的钱）

贷：其他应收款——李某 5000

- 如果花超了：比如技术部张某预借3000元，实际花3200元（含住宿费1590元，专票税额90元；交通费1610元，无进项税），公司补付200元。

分录：

借：管理费用——差旅费 3110（1500 1610）

应交税费——应交增值税（进项税额）90

贷：其他应收款——张某 3000

银行存款 200

（三）第三步：特殊情况处理（超标、分摊）

1. 费用超标了怎么办？

比如员工赵某预借4000元，报销时住宿费花了1000元，但公司标准是800元，超标200元得自己掏腰包！

- 分录：

借：管理费用——差旅费 3600（合规部分：4000-200-200？不对，实际报销3800元，合规部分3800-200=3600）

其他应收款——赵某 200（个人承担超标部分）

贷：其他应收款——赵某 4000

- 注意：超标部分不能计入公司成本，也不能抵扣进项税，后续要催员工把200元还回来！

2. 差旅费要分摊到多个项目？

比如员工一次出差同时服务A、B两个项目，出差10天，其中6天服务A项目，4天服务B项目，总差旅费5000元（可抵扣进项税300元）。

- 分录：

借：生产成本——A项目 3000（5000×6/10）

生产成本——B项目 2000（5000×4/10）

应交税费——应交增值税（进项税额）300

贷：银行存款 5300

- 小技巧：分摊时要写个“费用分摊说明”，注明分摊标准（比如按天数、工时），让部门负责人签字，避免后续算成本时扯皮。

三、税务处理：这两个“坑”千万别踩

（一）增值税进项税抵扣

不是所有差旅费都能抵扣！看清楚：

- 可抵扣的：

1. 住宿费专票（税率6%）；

2. 飞机票（有身份信息的，抵扣额=（票价 燃油附加费）÷（1 9%）×9%）；

3. 火车票（有身份信息的，抵扣额=票面金额÷（1 9%）×9%）；

4. 长途汽车票、轮船票（有身份信息的，按3%抵扣）；

- 不可抵扣的：

1. 员工探亲、旅游的差旅费；

2. 超标部分的费用（个人承担）；

3. 发票抬头错了、没税号，或没有旅客身份信息的交通费发票。

（二）个人所得税处理

- 符合公司制度和当地税务标准的差旅补助（比如每天50元伙食补助、30元交通补助），免征个人所得税；

- 超标部分（比如每天发100元，超了50元），要并入员工当月工资薪金，计算缴纳个人所得税！

四、常见问题：财务人必看避坑指南

（一）票据审核要“严”

- 发票抬头必须是公司全称 统一社会信用代码，住宿发票要写清入住时间、人数、房间号；

- 境外发票要附中文翻译件，注明费用明细（比如“住宿费：1000美元，汇率6.9，折合人民币6900元”）；

- 别用个人旅游发票、餐饮发票冒充差旅费，要留好出差审批单、行程单、酒店入住记录，确保“票、款、物”一致。

（二）科目核算要“准”

- 别把差旅费计入“福利费”“业务招待费”：比如员工出差期间请客户吃饭，这部分餐费要计入“业务招待费”，不是差旅费；

- 每月末要清理“其他应收款”科目，对超过3个月未报销的借款，发邮件提醒员工，避免长期挂账形成坏账。

（三）制度要“全”

赶紧制定《差旅费管理制度》，写清楚：

- 不同职级员工的住宿、交通标准（比如普通员工住快捷酒店，部门经理住三星级酒店；普通员工不能坐飞机头等舱）；

- 差旅补助怎么发（按天发还是实报实销，每天多少金额）；

- 报销要走啥流程（员工填报销单→部门负责人审批→财务审核票据→总经理签字→付款）。

五、总结

差旅费做账其实不难，记住“真实、合规、精准”三个词：支出要和公务相关，票据要真实有效，科目要按部门、项目算对，税务抵扣别踩坑。

注册公司可以帮助您获得更多的法律保护，降低经营风险。通过上文关于酒店行业财务做账的相关信息，主页相信你已经得到许多的启发，也明白类似这种问题的应当如何解决了，假如你要了解其它的相关信息，请点击主页的其他页面。