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××有限责任公司往来款财务管理制度（征求意见稿）

第一章 总则

第一条 制度目的

为进一步规范公司往来款管理流程，有效防范往来款业务中的信用风险、坏账风险及资金占用风险，保障公司资金安全与资产完整，明确各部门及岗位在往来款管理中的职责，确保管理工作有序高效开展，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等国家财经法律法规，结合公司内部管理实际，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于公司所有与往来款相关的管理活动，包括但不限于以下内容：

（一）往来款管理：包括应收款项和应付款项的跟踪催收、清理核算的台账管理。

（二）个人借支管理：涉及员工因公务产生的备用金申请、使用规范、年底清理及离职前结清要求；

（三）信用评估管理：包含客户与供应商的信用等级评定、额度设定及动态调整；

（四）对账管理：覆盖公司与外部主体（客户、供应商、个人）及内部部门间的往来款核对工作。

第三条 往来款管理基本原则

（一）合规性原则。往来款管理需以国家财经法规及公司内部制度为根本遵循，确保财务数据账实相符。

（二）风险防范原则

通过构建 “信用评估-账期管控-对账核查-风险预警” 的全流程管理体系，精准识别往来款业务中的各类风险点。

（三）权责清晰原则

明确销售部门、采购部门、财务部门及管理层的职责分工，通过清晰的权责划分，避免职责交叉或管理真空，确保各环节衔接顺畅、责任落实到人。

第二章 往来款管理职责分工与相关要求

第四条 销售部门职责

作为应收账款管理的责任主体，销售部门需全面参与客户开发、信用信息收集、账款跟踪催收及对账配合等工作，具体职责如下：

（一）客户开发与信用信息收集

在客户开发阶段，销售部门需完成客户基础信息收集，对客户作必要的信用评估，具体包括：

1.获取客户营业执照复印件。

2.通过企查查等第三方平台，查询客户是否存在诉讼纠纷、失信记录或经营异常等情况，为信用评估提供依据。

3.历史订单的付款及时性、订单执行配合度（如有）。

4.过往合作履约记录（如有）。

（二）应收账款跟踪与催收

1.把控销售业务节奏，严禁超额度、超账期发货（特殊情况需提前报管理层审批）。

2.建立《应收账款跟踪台账》，每日更新客户名称、应收账款金额、账期及到期日、付款进度等核心信息，确保账款动态可追溯。

3.针对逾期账款，需按照本制度相关规定执行催收动作，保存沟通记录、客户反馈及下一步计划。

（三）对账配合与协助

在财务部门组织开展往来款对账工作时，销售部门需积极配合，提供与账款相关的订单、发货单、验收单等业务资料，协助财务部门核实账务差异。

第五条 采购部门职责

采购部门作为供应商管理的核心部门，需围绕供应商开发、信用信息收集及应付账款配合管理开展工作，具体职责如下：

（一）供应商开发与信用信息收集

在供应商开发阶段，销售部门需完成供应商基础信息收集，对供应商作必要的信用评估，具体包括：

1.获取供应商营业执照复印件。

2.通过企查查等第三方平台，查询供应商是否存在诉讼纠纷、失信记录或经营异常等情况，为信用评估提供依据。

3.历史订单的付款及时性、订单执行配合度（如有）。

4.过往合作履约记录（如有）。

（二）对账配合与协助

对于已确认的应付账款，采购部门需先核实账款的真实性与准确性，包括核对采购订单、验收单与发票信息的一致性，确保无多付、错付风险；在财务部门开展供应商对账工作时，需提供上述业务资料，协助解释账务差异，确保对账工作高效推进。

第六条 财务部门职责

财务部门作为往来款管理的统筹部门，需承担对账、风险预警等核心职责，具体如下：

（一）对账管理

统筹组织公司往来款对账工作，原则上每年至少开展1次全量对账，且需在12月25日前完成，为年底债权债务确认预留时间。

对账前，需整理往来款明细数据（包括余额、本期发生额），编制《往来款对账单》并发送至客户、供应商及个人；对账过程中，需跟踪对方反馈进度，对有差异的款项，联合销售、采购等业务部门核实原因（如未达账项、账务处理偏差等），并在12月25日前完成差异解决，形成《对账差异处理报告》。

对账完成后需专项复核往来款余额，确保年底应收款项、应付款项等债权债务数据准确无误，为年度财务决算奠定基础。财务需留存确认后的对账单、差异处理报告等资料。

（二）风险预警与报表编制

按月度、季度编制往来款管理报表，重点反映应收账款逾期金额及账龄等核心信息，并同步分析存在的风险点（如大额逾期、长期挂账），向管理层提出预警及应对建议（如暂停合作、启动诉讼等）。

通过定期报表汇报，确保管理层及时掌握往来款管理动态，做出科学决策。

第三章 往来款对账管理

为确保公司往来款账务数据准确，避免因账实不符引发的资金风险，需定期开展往来款对账工作，通过 “准备-执行-差异处理-年底确认” 的全流程管理，实现债权债务清晰可控。

第七条 对账准备

每年12月15日前，财务部门需完成往来款明细数据整理，确保数据与账务系统一致；随后编制《往来款对账单》，对账单需明确对账对象名称、本期发生额明细及公司联系方式（财务部门联系人、电话、邮箱），确保对账对象可清晰核对每笔款项的来源与金额。

第八条 对账

财务部门需在12月15日前，将《往来款对账单》通过正式渠道发送至对账对象：客户与供应商优先发送至其官方邮箱（需留存发送记录），或邮寄纸质函证（邮寄地址为对方注册地址，需保留快递回执）；个人借支人员通过公司内部邮箱或书面形式送达，并要求其确认接收。同时，需明确告知对账对象反馈时限（12月25日前），无差异的需签字（个人）或加盖公章/财务专用章（单位）确认，有差异的需在对账单 “差异说明栏” 注明具体原因，并附相关证明材料（如付款凭证、收货记录、报销单据），确保反馈信息完整、可核实。

第九条 差异处理

每年12月25日后，财务部门需集中梳理对账反馈结果，对有差异的款项，按 “先内部核实、再外部沟通” 的原则处理：

1.内部核实：联合销售、采购等业务部门，核对业务记录（如订单、发货单、验收单）与财务账务，排查差异原因。

2.外部沟通：对内部核实无法解决的差异（如业务争议），需由业务部门牵头与对账对象沟通，明确争议焦点并协商解决方案（如补寄货物、调整金额）。

3.结果处理：所有差异需在12月25日前解决，业务数据未同步的由业务部门更新台账并反馈财务，财务账务偏差的由财务部门调整账务，业务争议的需形成书面协商结果并同步调整记录；差异解决后，需重新出具《往来款对账单》由对账对象确认，并形成《对账差异处理报告》，记录差异原因、处理措施及结果，确保每笔差异都有闭环。

第十条 年底债权债务确认

对账及差异处理完成后，财务部门需开展年底债权债务专项复核。

第四章 个人借支备用金管理

第十一条 个人借支备用金日常清理

公务结束后 15 个工作日内，需督促借支人员办理报销或退还结余款项，报销金额冲抵借支，结余款项需足额退回公司账户。

每月15日前，需编制《个人借支备用金明细表》，标注逾期未清理的借支（超 15 个工作日未报销/还款），并通知借支人员及所属部门限期清理。

第十二条 个人借支备用金年底清理

年底与每年12月20日前，需完成所有个人借支备用金的核对通知，要求借支人员在12月31日前全部清理完毕（报销或还款），逾期未清的可按公司规定从员工工资中抵扣，并暂停其后续借支权限。

第十三条 个人借支备用金离职前清理

员工申请离职时，需在办理离职手续前结清所有个人借支备用金，财务部门需出具《个人借支结清证明》，未取得该证明的，人力资源部门不得为其办理离职手续，确保个人借支最迟在每年离职前处理完毕，无遗留债权风险。

第五章 应收货款催收及坏账管理

第十四条 分级催收机制

（一）逾期 30 日内的应收货款

销售对接人每日沟通，协助解决付款障碍，每周同步财务部门进展。

（二）逾期 31-90日的应收货款

销售负责人牵头催收，财务部门出具《催收函》，明确付款最后期限。

（三）逾期91-180日的应收货款

销售、财务联合制定方案（如暂停发货），第三方平台查询客户最新信用记录，评估风险后提交领导。

（四）逾期180日的应收货款

报送领导决定后，委托律师发送《律师函》，并在15 个工作日内评估诉讼。

第十五条 应收款项坏账处理

符合以下条件认定为坏账：客户/责任人破产（第三方平台可查）、逾期超3年无法收回、诉讼无支付能力；

销售部门提交《坏账申请单》，附证明材料（含第三方信用记录），财务部门审核后报审批（超10万元需全体股东代表审批）；

审批通过后，财务部门按准则计提或核销坏账。

第六章 责任追究

第十六条 责任追究

（一）未造成直接经济损失的情形

相关人员发生以下情形，未造成公司直接经济损失的，由人力资源部给予 50-100元/次的罚款：

1.销售/采购部门未完成客户/供应商第三方信用查询；

2.销售部门未按规定更新《应收账款跟踪台账》，跟踪债权履约情况；

3.财务部门未在12 月25日前完成对账，或对账记录留存不完整；

4.员工个人借支备用金超期15-30天未清理，且无正当理由。

（二）造成直接经济损失的情形

相关人员发生以下情形，造成公司直接经济损失的，由人力资源部给予100-1000元/次的罚款，同时由责任人全额赔偿损失；情节严重者（如损失超1万元、累计三次违规）解除劳动合同：

1.销售部门超信用额度发货，导致应收账款逾期形成坏账损失的；

2.销售/采购部门未核查第三方信用记录，导致与失信客户/供应商合作产生损失；

3.采购部门提供虚假供应商信息，导致预付资金无法收回的；

4.员工挪用个人借支备用金或不予偿还的，造成资金损失。

（三）严重违法违规情形

涉嫌伪造凭证套取资金、串通侵占公司资金或收取回扣等商业贿赂的，无论是否造成损失，立即解除劳动合同，并移送司法机关处理。

第七章 附则

第十七条 制度实施

（一）本制度由财务部负责制定、修订及解释。

（二）本制度自 2026年1月1日起施行。

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